О.С. Самовольникова
ГБУЗ «Пермская краевая станция переливания крови», г. Пермь
Трансфузиология №4, 2013
Резюме
Изучалась разработанная и примененная Пермской станцией переливания крови (СПК) информационно-техническая система обеспечения оперативного приема доноров и распределения донорских потоков. Установлено, что данные мероприятия по оптимизации работы службы крови, взаимодействия с донорским контингентом способствуют рациональному использованию ограниченного донорского ресурса. Описан комплекс управленческих решений по оптимизации работы с донорским контингентом.
Ключевые слова: донорские потоки, взаимодействие с донорами, информационная система, терминал.
Введение
С 2008 года в России реализуется национальный проект ≪Здоровье≫, в рамках которого были открыты или планируются к открытию крупные сердечно-сосудистые и перинатальные центры, центры высокотехнологической медицинской помощи, что означает повышение спроса на компоненты крови. Увеличение потребности лечебно-профилактических учреждений в компонентах крови требует совершенствования подходов к проблеме организации донорства в учреждении переливания крови и оптимизации управленческих технологических решений.
В регионах России предпринимаются попытки повысить привлекательность процедуры донации и увеличить число доноров. Согласно данным Федерального информационного агентства REGIONS. RU/≪Новости Федерации≫, со ссылкой на Министерство здравоохранения РФ, в первом полугодии 2013 года общее число доноров в ряде регионов —Пермском крае, Воронежской, Вологодской, Владимирской областях увеличилось на 15% и более. Агентство также сообщило, что Пермский край входит в число регионов, где большое внимание уделяется пропаганде донорства, проводятся акции, направленные на безвозмездную сдачу крови с привлечением волонтеров и некоммерческих организаций, в том числе ведется работа по созданию комфортных условий донации [1]. В частности, в Пермском крае, где краевая станция переливания крови (СПК) обеспечивает компонентами крови пациентов около 70 медицинских учреждений и удовлетворяет потребность лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) в компонентах крови на 85% - увеличивать этот показатель решили путем внедрения специальной информационной программы.
Внедрение информационной системы позволило автоматизировать процесс предоставления потенциальным донорам верной и полной информации. В частности речь идет о соблюдении действия приказа МЗ РФ № 364 от 14.09.2011г. ≪Об утверждении порядка медицинского обследования донора крови и ее компонентов≫, в котором прописаны требования к потенциальному донору, к подготовке процедуры сдачи крови. На всех СПК России прием доноров осуществляется в утренние часы, обычно, начиная с 8-00, что связано с особенностями подготовки к донации и требованиям, предъявляемым к помещениям, в которых осуществляется заготовка крови (в соответствии с требованиями СанПиНов процедурная по заготовке крови может непрерывно работать не более 4,5 часов).
Ежедневно на СПК Пермского края обращается более 150 человек. Из них желает сдать кровь около 110 человек, получить информацию о донорстве –25 человек, для проведения лабораторного тестирования обращается около 15 человек.
Большинство потенциальных доноров приходит к началу приема, в результате чего в холле станции скапливается большое количество посетителей. Так, в 2011 году, на момент старта проекта, на Пермской СПК утром собиралось до 60 посетителей.
Отметим, что в регионах станции переливания крови, как правило, располагаются в типовых зданиях, холлы которых не дают возможности комфортно расположиться такому числу посетителей. Еще одна проблема – отсутствие возможности провести дифференциацию потоков доноров. В результате все посетители вынуждены ожидать в порядке ≪живой очереди≫ приема в регистратуре на протяжении 1,5-2 часов в некомфортной конфликтной обстановке - и для донации, и для анализа, и для получения информации по донорству.
Материалы и методы исследования
Проблема эмоционального дискомфорта доноров подтверждается и данными социологического опроса, проведенного на Пермской станции переливания крови в 2011 году. Согласно его результатам, каждый 4-й не желает вернуться на СПК с целью сдачи крови и не посоветует сдавать кровь своим друзьям, родственникам, знакомым по следующим причинам: длительное ожидание в очереди до регистрации, отсутствие деления по цели посещения, повышенная конфликтность во время ожидания, потеря времени. Часть потенциальных доноров (примерно 8-10 человек) уходит со станции, так и не дойдя до регистратуры. Исходя из вышеизложенного, станция ≪теряла≫ 12-14 потенциальных доноров ежедневно. При этом традиционная ≪бумажная регистрация≫ отнимала много времени, не позволяла распределить потоки и снизить эмоциональную напряженность среди доноров и сотрудников СПК.
Вместе с тем, удовлетворенность в компонентах крови лечебно-профилактических учреждений (ЛПУ) составляет 85%. То есть, те самые 5,5 литров крови, которые недополучала станция ежедневно по причине недостаточно комфортных условий регистрации, могли бы способствовать решению этой проблемы.
На основании анализа полученных данных администрация учреждения пришла к выводу, что именно в отсутствии современных технологических решений по обслуживанию доноров и заготовке крови, кроется основная проблема, которая пока не позволяет считать работу с донорскими ресурсами эффективной. Механизмом решения данной проблемы было признано необходимость внедрения информационной технологии, которая позволит сделать работу персонала станции более эффективной, обеспечить контроль приема посетителей и допуска к донации и, тем самым, позволит наращивать объем заготовки компонентов крови. То есть, принятие управленческих решений дает возможность существенно влиять на работу службы крови с донорским контингентом, и позволяет гарантировать более полное обеспечение лечебных учреждений компонентами крови.
Программа по внедрению информационных технологий в процесс управления донорскими ресурсами стартовал в конце 2012 года. На первом этапе была создана программа электронной очереди и установлены терминалы. На Пермской СПК были установлены терминалы со следующими характеристиками: 2.8 GHz/2 Gb/250 Gb/400 W, монитор 17"(TFT 17" LCD) 1280x1024, сенсорная панель General Touch (6 мм), оснащены принтером чеков с автоматическим отрезанием ленты и антивандальной клавиатурой (рис. 1).
После заполнения электронной анкеты (рис.2), аналогичной бумажной версии, донор получал талон с номером и ожидал приема. На первом этапе система электронной очереди позволила снизить эмоциональную напряженность во время ожидания приема, а также облегчило труд персонала СПК, но разделить потоки доноров не позволила.
Поэтому на втором этапе внедрения системы программа была усовершенствована: посетителям станции переливания крови терминал предлагает выбрать цель визита на станцию. В результате, сформировался следующий пошаговый алгоритм действия доноров в работе с терминалом (рис. 3).
На первом этапе посетитель определяет цель своего визита на станцию переливания крови:
• сдать кровь или плазму
• сдать анализ
• проконсультироваться.
В том случае, если ему необходимо сдать анализы или получить консультацию сотрудников станции переливания крови, терминал печатает талон с номером и человек ожидает приема в холле станции переливания крови.
Если цель донора – сдача крови (плазмы) терминал выводит на экран короткую анкету, заполнение которой донором позволяет сотрудникам регистратуры получить информацию о том, впервые ли человек сдает кровь, сдавал ли он кровь ранее в этом учреждении, а также личные данные донора. После введения всей необходимой информации, посетитель получает талон с номером и проходит в донорский холл, где в дальнейшем его пригласят в окно регистратуры (рис. 4).
Отметим, что регистратор, который видит данные донора, имеет возможность определить – имеется ли у донора отвод по медицинским показаниям, и, в случае его наличия, через терминал сообщить донору, что на данный момент посетитель не может сдать кровь и предлагает получить консультацию. Далее проследим путь донора по подразделениям СПК:
Если донор пришел сдавать кровь или плазму:
1. сотрудник регистратуры вызывает донора по номеру;
2. в том случае, если прием донора возможен, регистратор перенаправляет его в лабораторию;
3. сотрудник лаборатории вызывает донора по номеру;
4. в том случае, если прием донора возможен, то направляет его на осмотр врача-трансфузиолога;
5. врач вызывает донора по номеру. На этом путь донора в электронной очереди заканчивается и в операционную донор идет в порядке общей очереди.
Однако уже в ближайшем будущем в системе будет предусмотрен вызов по номеру талона в операционные кроводачи и плазмодачи.
Если донор пришел сдать лабораторный анализ крови:
1. сотрудник регистратуры вызывает донора по номеру;
2. в том случае, если прием донора на анализ возможен, то направляет его в процедурный кабинет;
3. сотрудник процедурного кабинета вызывает донора по номеру и берет у него анализ;
4. в том случае, если донор, пришедший на анализ в регистратуре, решил сдать кровь, то регистратор направляет его по схеме движения донора. Если донор пришел на консультацию сотрудник консультации вызывает донора по номеру.
В результате внедрения инфоматов в процесс управления донорскими ресурсами снизилась конфликтность между посетителями, между посетителями и персоналом регистратуры, повысился уровень защищенности персональных данных донора, уменьшилось время пребывания донора в учреждении, а снижение нагрузки регистраторов позволило продлить время приема доноров еще на 30 минут.
В текущий период информационное обеспечение Пермской СПК будет усовершенствовано – донорам выдадут специальные штрих-коды, приложив которые к считывающему устройству терминала, донор и регистратор сразу получат доступ к персональным данным, что позволит дополнительно сократить процедуру регистрации.
Экономические аспекты внедрения управленческого решения на Пермской СПК
На сегодняшний день отметим, что внедрение данного проекта успешно реализовано – терминалы по информационно-техническому обеспечению до регистрационного этапа приема доноров работают с декабря 2012 года. Ожидается, что в полную мощность информационная система заработает в 2014 году. Стоимость всего проекта на текущий период составила 419 073 руб. Установка информационных терминалов и внедрение системы электронной очереди, позволила сформировать на Пермской СПК комфортную для доноров атмосферу и способствовала привлечению новых посетителей и более эффективному обслуживанию регулярных доноров. В результате, по сравнению с текущим периодом за 2012 год, объем заготовки донорских компонентов в 2013 го- ду вырос на 15%.
Предложенные и апробированные управленческие решения позволяют повысить уровень донорской активности в регионе, увеличить заготовку компонентов крови, значительно уменьшить временные затраты сотрудников регистратуры, связанные с выбраковкой доноров на этапе регистрации. Это, в конечном итоге, приводит к выполнению главной задачи службы крови – обеспечению лечебно-профилактических учреждений качественными компонентами крови в полном объеме.
Опыт Пермской станции переливания крови показывает, что использование созданной программы, установка инфоматов и использование новейших информационных технологий позволяют повысить уровень комфортности процедуры донации и свести к минимуму негативные эмоции при посещении станции переливания крови, привлечь на станцию новых доноров, а значит – рационально использовать ограниченную донорскую базу и экономить средства.